Tiempo de lectura: 9 minutos¿Prefieres escucharlo? A continuación el capítulo del podcast
Si prefieres leer, te pongo en situación
Media horita descubriendo a las nuevas promesas del fútbol mundial en Youtube; otro ratito pa flipar con esos cuerpazos que desfilan por Instagram; ya que estamos, un vistazo a ver por qué se están poniendo a parir en twitter; joder!, voy buscar en Google a ver por qué es tan grave eso de la inflación….
…un par de horas después, y a punto de averiguar en la wikipedia si fue Patton quien salvó a batallón de la Easy durante el asedio de Bastoña, te acuerdas de que abriste word pa darle caña al articulito productividad sobre el que querías hablar en el siguiente podcast.
¿Te suena esa pérdida de noción del tiempo entre tareas totalmente irrelevantes?
A mí sí. Te cuento otra por si te identificas más. La de los sábados:
Me levanto tempranito como un campeón, y la idea fija de café y a la tarea: escribir el siguiente capítulo del curso. A las tres de la tarde me doy cuenta de que es hora de poner el arroz a cocer habiendo dejao el piso como los chorros del oro.
Los dos ejemplos anteriores tienen nombre propio: procrastinar. Si en el anterior capítulo comentaba que el sueño era una de mis principales preocupaciones, la productividad y gestión del tiempo es otro de ellas.
Creo que no soy el único, y creo que nos pasa por 2 motivos: educación y contexto: no recuerdo que nadie me enseñara a planificar y gestionar mi tiempo para ser más productivo. Si a esto sumamos que vivimos acribillados por estímulos que buscan nuestra atención, tenemos la receta perfecta. Y lo mejor es que somos nosotros quienes abrimos la puerta a todas esas distracciones.
Basta con hacer una búsqueda rápida en Google para descubrir que la preocupación por el paso y el aprovechamiento del tiempo no es algo nuevo:
- “Lo único que realmente nos pertenece es el tiempo.”. Baltasar Gracián (siglo XVII)
- “El tiempo es la divisa de tu vida. La única moneda que te pertenece, y que puedes elegir cómo gastar. No la malgastes ni dejes que otros malgasten por ti” (Carl Sandburg)
- “Valora a quien te dedica tiempo. Te está regalando algo que nunca recuperará”. Blog la mente puede ser maravillosa
- Tu tiempo es limitado, así que no lo desperdicies viviendo la vida de otra persona. (Steve Jobs)
Y la que más me gusta:
No existe la falta de tiempo. existe la falta de interés, porque cuando realmente queremos, la madrugada se vuelve día, martes se vuelve sábado y un momento se vuelve oportunidad”
Por mi facilidad para procrastinar, hace años que investigo y pruebo todo tipo de consejos y trucos para tratar de mejorar mi productividad personal. Gracias a Blinkist, una app que ofrece fantásticos resúmenes de libros, descubrí importantes referencias. Las mejores (en mi opinión):
- Getting Things Done (David Allen)
- Los 7 hábitos de la gente altamente efectiva (Stephen R. Covey)
- 15 secretos de la gente exitosa sobre la gestión del tiempo. Kevin Kruse
Sin embargo, quizás el mayor “game changer” fue el ebook Tiempo productivo, de Jeroen Sangers, que además se puede descargar gratis desde amazon.
A continuación, comparto lo que aprendí sobre productividad, consejos que aparecen en la mayoría de los libros de esta temática, y lo que aplico a día de hoy.
¿Qué es la productividad, y en qué se diferencia de la gestión del tiempo?
Aplicado a la economía, la productividad es la relación entre la cantidad de producto obtenido y los recursos empleados en el proceso.
La productividad personal es un término más subjetivo y difícil de cuantificar, ya que nuestras tareas diarias son muy variables. ¿Cómo cuantificamos la productividad cuando hay tareas mucho más complejas que otras?
Para mí, la productividad personal es nuestra capacidad para completar tareas útiles en el menor tiempo posible.
Productividad y gestión del tiempo no son lo mismo: podemos gestionar y planificar muy bien nuestra agenda de tareas, pero no ser nada productivos en cada una de ellas.
Nuestra productividad es fruto de gestionar el foco de atención, y generar resultados.
La productividad es el camino, no el destino.
12 consejos para mejorar la productividad
1. Start with Why
Si no tenemos un verdadero motivo, si no visualizamos el objetivo que queremos conseguir, difícilmente empezaremos, y fácilmente desistiremos. Pon tu porqué en un sitio visible: haz un cuadro. Cada vez que emane la desgana, recuerda tu porqué.
2. Planificación.
Usa una herramienta multiplataforma en la que se actualice automáticamente la matriz de tareas calificadas en función de urgencia e importancia. Quedarán 4 tipos de tareas:
- Tareas urgentes e importantes: problemas críticos que surgen de forma imprevista (tiras un vaso de 7up por encima del portátil, tu herramienta de trabajo), y tareas con fecha de entrega en el corto plazo, relacionadas con proyectos personales y profesionales. También incluiremos cuestiones de salud y fiscalidad apremiantes. Acción ➡ Hacerlo
- Tareas no urgentes pero importantes: acciones relacionadas con proyectos personales de crecimiento. Organizar el cumpleaños o la despedida de soltero de un colega, crear un blog, o un podcast, en el que el objetivo es aportar, pero no son nuestra principal responsabilidad laboral. Acción ➡ Programar cuándo lo harás
- Tareas urgentes, pero no importantes: tareas que podemos delegar. Me llega un correo con una consulta urgente o queja de un cliente, que puede responder el responsable de atención al cliente. Acción ➡ Delegar
- Tareas ni urgentes ni importantes: ¿tienes redes sociales? no las eliminaría siempre que puedan generar cierta ansiedad, o si simplemente te divierten. Acción ➡ Asignarle su espacio. El consejo es eliminarlas, pero yo recomendaría reservar un hueco en el día para hacerlo, ponerlas bajo control.
3. La ley de los 2 minutos
Si se puede resolver en menos de dos minutos, hazla. Tardas tanto o más en programarla.
4. Principio de Pareto.
También conocido como la regla del 80-20. Nos dice que el 80% de los resultados proceden del 20% del trabajo.
5. Micro-tareas, el placer de tachar
Marcar las tareas como realizada nos hace sentir bien. Tiene justificación fisiológica, y es que nuestro cerebro segrega dopamina cada vez que lo hacemos. Dividir las tareas en micro-tareas tiene otros beneficios, como evitar la ansiedad y el bloqueo que normalmente nos producen tareas grandes y complejas. Divide en tareas que resulten sencillas y a la vez retantes, verás cómo te apetece más empezar.
6. Haz ejercicio
Correcto, el ejercicio también tiene beneficios en este ámbito. Normalmente se recomienda hacerlo nada más despertar, ya que ayuda a activar el metabolismo y nuestro sistema de atención. En este punto haría la distinción en función de si tienes un trabajo activo (eres mecánico), o pasivo (como yo, que pasamos 8-10 horas delante del PC).
7. Pon primero tareas más complejas o menos apetecibles.
Nuestra fuerza de voluntad se va resintiendo a lo largo del día. Será mucho más fácil que terminemos postergando una tarea poco apetecible si la dejamos para última hora.
8. Mantente hidratado, come sano y con poca frecuencia.
Todo lo que entra por nuestra boca está en el torrente sanguíneo en cuestión de horas. La somnolencia que en ocasiones sentimos después de comer se debe a la reacción del organismo para activar la digestión, sobre todo por la descarga de rama simpática del SNA. Mientras menos ingestas “contundentes” hagamos a lo largo del día, menos sufriremos este efecto.
9. Divide la tarea en pequeños retos
Tanto que incluso te de vergüenza de lo sencillo que parece.
Ejemplo: empiezo la web del negocio que le prometí a mis padres, pero sólo tengo 30 minutos. A X hora, y esté como esté, lo dejo. No lo pienses. Otro: te da pereza entrenar. Vístete y ve al gimnasio con la meta de hacer 3 series de 10 sentadillas. Aunque sólo hagas eso (ya te digo que harás más), le habrás ganado la partida a la desidia.
10. Pon a raya a los ladrones de tiempo
Estos “canallas” tienen nombre propio: Correo, Whatssapp, Instagram, Netflix, Youtube, Amazon, Aliexpress, y cualquier videojuego. Si quieres asustarte con la magnitud de nuestra sumisión a estos “dulces delincuentes”, dale un vistado a la app Bienestar Digital de tu móvil y al historial del navegador del PC. Como con las tareas no urgentes ni importantes, mejor unirse a al enemigo que afrontar una batalla perdida. Ponlos a raya, dales su lugar, y disfruta. Pero no pierdas el control.
11. Descansa.
Sin sueño no hay paraíso, ni resultados. O al menos será mucho más difícil. Esto aplica al rendimiento personal en cualquier ámbito. Imagino que te acuerdas la tortura de clase a la que fuimos sin dormir, en camisa y chinos 
, después de un jueves universitario. Una noche con menos de 5 horas de sueño ya parece ser suficiente para que nuestro rendimiento se resienta.
12. Comprométete con alguien.
Nos avergüenza mucho más fallar a los demás que a nosotros mismos. Decirle a otra persona que tal día o con tal frecuencia harás algo es mano de santo. Verás como cuando se acerca la fecha, algo te recorre por dentro. Se llama responsabilidad y deber.
Lo que aplico para mejorar mi productividad
⚡ Google keep
Después de trastear con otras aplicaciones como Evernote, esta app multiplataforma de Google reúne las condiciones de sencillez y versatilidad que me permiten tener todas las listas de tareas sincronizadas.
La que ocupa una pantalla completa en mi móvil se llama, ¿de verdad que no tienes nada que hacer?: Aquí voy ordenando todas las tareas importantes en las que quiero avanzar, de forma que “me persigue” cada vez que navego en cualquier dispositivo.
También tengo otras listas en las que anoto ideas que se me ocurren para los proyectos.
⚡ Velocidad 1,5
Como publiqué esta semana en mi Instagram, subir la velocidad de reproducción de los audios de podcast es uno de los mejores descubrimientos de 2020.
Te estimula a estar más atento para no perder información, pero sobre todo te permite consumir más contenido en menos tiempo. Fundamental
⚡ Momentum.
Momentum es una extensión de Google Chrome que, además de ofrecer una interfaz preciosa, te permite escribir un objetivo del día en el que trabajarás, además de disponer de una lista de tareas de tipo checklist. Cada vez que abres una nueva pestaña del navegador con la tendencia natural de escribir marca o youtube, momentum te recuerda que igual tienes algo más productivo que hacer.
⚡ Compromiso
Mano de santo. Comunicar a otra persona que “tal día” voy a hacer “tal cosa”, es un compromiso que me ayuda a dedicar tiempo a lo que realmente debo. Este es un arma de doble filo, ya que puede ser también una fuente de ansiedad si sentimos que no llegamos, o que no nos apetece hacerlo, pero a mí al menos me funciona muy bien hasta el momento.
⚡ Empezar por un guión
Pocas cosas dan más respeto que una hoja en blanco. Escribir primero las ideas que quiero desarrollar es una excelente forma de romper el hielo. No hace falta que sea final y definitivo, de hecho sueño añadir y quitar bastantes cosas a medida que avanzo.
⚡ Descansar más
Compromiso para acostarme siempre antes de las 2 (sí, para mí es ya un reto), y asegurar un mínimo de 7 horas de sueño. Tengo mucha suerte de tener una jornada laboral muy flexible en el que podemos adaptar nuestros tiempos de trabajo.
⚡ Andar.
Mínimo 6 días a la semana. Al menos 10.000 pasos cada día. El poder de este hábito es impresionante, y difícil de explicar con palabras. Un buen paseo oliendo a mar y “a lomos” de podcasts de mis referentes es un regalo sin precio, pero de un valor incalculable. En una palabra: INSPIRACIÓN
Cosas que probé, pero no aplico a día de hoy.
⌚ Pomodoro timer.
Sobre todo en el confinamiento, utilicé una app llamada Pomodoro Timer, en la que me planificaba bloques de trabajo de 30-40 minutos seguidos de 10 minutos de descanso, los cuales aprovechaba para hacer un “pomodoro workout”. Ejemplo:
4 vueltas. Sin descanso entre ejercicios. 30″ entre vueltas.
- 10 flexiones de brazos
- 10 sentadillas
- 10 remos en trx
- 10 zancadas alternativas
- 20 climbers
- 10 predator jacks
Tras un par de semanas dejé de hacerlos por 2 motivos
- Lastraba mi recuperación entre sesiones de entrenamiento (las de verdad)
- En ocasiones el cronómetro me «obligaba» a quitar el foco de una tarea estando “on fire”.
En cualquier caso creo que el pomodoro es un método muy interesante para quienes nos cuesta implicarnos en las tareas por efecto de la primera ley de Parkinson:
«El trabajo se expande hasta llenar el tiempo de que se dispone para su realización».
Eso es todo, que no es poco. Espero que estos consejos te resulten de utilidad para aplicarlos en tu día a día. Si fuera así, te agradecería mucho que lo compartas con aquellos a los que pienses que pueden beneficiarse igualmente.
COMPARTIR ES VIVIR
